Autenticazione di copie di atti e documenti

L’autenticazione di copie di atti e documenti può essere effettuata dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale o al quale deve essere consegnato il documento nonché dal cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco. Naturalmente, resta ferma la competenza generale del notaio.

L’autenticazione della copia può anche essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, senza alcuna necessità dunque di rivolgersi a sportelli o funzionari diversi. In tali casi, la copia autenticata può essere utilizzata soltanto ai fini del procedimento amministrativo in corso.

Da ultimo, il recente Testo Unico n. 445/2000 sulla documentazione amministrativa ha introdotto la possibilità per l’interessato di dichiarare sotto la propria responsabilità che la copia di un atto o di un documento è conforme all’originale, nei seguenti casi:

• copie di atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• copie di titoli di studio o di servizio;
• copie dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

La dichiarazione di conformità all’originale è esente da bollo, può anche essere redatta sul retro della copia stessa ed è sottoscritta in presenza del dipendente addetto oppure trasmessa unitamente a fotocopia non autenticata di un valido documento d’identità del sottoscrittore.